你应该知道的Gmail

December 20 2015

平日工作都是使用Gmail作为主力邮箱。虽然网页版因为要频繁登录,而多有不便,但在尝试了多种邮件客户端后,终究还是因为怀念Gmail网页版的强大功能,继续使用网页版。趁这个周末忙里偷得半日闲,暂且记录下自己在使用Gmail时的一些心得。

标签 Label

标签功能在不少邮箱产品中都支持,比如Outlook,QQ Mail等。使用标签功能,可以很方便的对邮件进行分类。Gmail中的标签可以在左侧列表中显示,这样就可以很方便的通过点击相应标签,找到对应的邮件列表。

另外,Gmail的标签是支持层次的,所以可以按照自己的需要对标签进行组织,比如可以把各种通知邮件,如账单,快递进度提醒,论坛提醒,订阅邮件等按照不同标签如“账单”、“提醒”、“订阅”等,组织在“通知”标签下,使邮件组织更加清晰明了。

自定义收件箱 Inbox

Gmail中可以对收件箱中邮件的显示进行配置。默认,Gmail提供了5中类型的配置,分别是默认重要优先未读优先加星标优先,和优先级邮件优先。对每一种类型,都可以在此基础上做配置。我个人还是比较喜欢优先级邮件优先。在原有配置的基础上,做些许改动:

图片

按照上面的配置,收件箱中邮件会按照如下显示:

  1. 系统识别为重要的邮件以及未读邮件
  2. All Action这部分是所有Label为Action的邮件,也就是需要我采取下一步行动的邮件,比如稍后需要回复,需要预定会议室等等。
  3. 其他已读的邮件。

上述配置的好处就是每次进入收件箱,该做什么都一目了然了。

过滤器 Filters

有Label功能固然好,但是如果Label都要手动添加上去的话,这个功能的作用就大打折扣了。Gmail中Filter才是让Label威力无限的催化剂。

通过自定义Filter,我们可以做些什么呢?

  • 跳过Inbox,直接归档不重要的邮件
  • 删除邮件
  • 给邮件加星标
  • 给邮件加Label
  • 自动forward邮件

自定义Filter,然后给符合某种规则的邮件自动添加Label,自动归档,可以让邮件自动归类,把重要邮件从无足轻重的邮件堆里面标记出来,方便更高效的邮件处理。

Filter的规则可以针对邮件的发件人,收件人,邮件标题,邮件大小,以及内容进行设置。如以下规则:

// 当发件人是ddou或者andytesii时,匹配
FROM: ddou@qq.com OR andytesii@gmail.com

我使用Gmail管理多个邮箱的邮件,所以当邮件是从其他邮箱转发过来时,使用该规则可以给这类邮件自动添加Label,可以很方便的区分来自不同邮箱的邮件。

// 当邮件标题中包含如下短语时,匹配
SUBJECT:("Myfun Service Dashboard" OR "Daily Metrics" OR "[New Relic]" OR DNSPod OR "[New Relic Alerts]" OR "Weekly Sentinel Report")

工作中经常收到项目中使用的各种服务的通知和提醒邮件,看到这些通知邮件跟重要邮件混在一起,很是烦心。于是,就有了上述Filter,对标题中含有上述关键字的邮件,会自动归档,并添加Label为Updates。 如此一来,上述邮件就不会在Inbox中出现了,而且通过Updates标签,也很容易找到所有此类的通知邮件。

Gmail中Filter定义支持还是比较强大的,感兴趣的可以参考Gmail高级查找功能.

有过想找几周之前的某封重要邮件却怎么也找不到的情况吗? 在Gmail中,如果了解过它提供的强大的邮件搜索功能,这种情况是不会发生的。如果从来没有使用过Gmail的查询功能,请仔细盯着Gmail页面顶部那个长长的输入框,忏悔几分钟。 同样,参考上面的Gmail高级查找功能可以看到详细的查询语法。

下面是两个简单的查询的例子:

// 查找发件人为ddou,标题包含“需求确认”的邮件
from: ddou@qq.com 需求确认
// 查找所有的未读邮件
label: unread

找到所有未读后,我一般就是全选,然后标记已读了。这样,再也不会出现上百封未读邮件的情况了,简直就是强迫症患者的福音啊。

快捷键 Shortcuts

作为一个专业码农,对快捷前的嗜好几乎是无药可救了。Gmail中也提供了如IDE般强大的快捷键,甚至比某些IDE有过之而无不及。

在Gmail页面,按?即可呼出快捷键列表,看看自己需要哪些,赶紧默默的背下吧。

这里就列出几个常见的:

  • * + a : 全选当前邮件
  • * + n: 取消选择所有邮件
  • shift + i : 标记已读
  • shift + n: 标记未读
  • x : 邮件列表中选择/取消选择邮件
  • o : 邮件列表中,打开当前邮件
  • u :从邮件内容页返回邮件列表
  • c : 写邮件
  • e : 归档
  • # : 删除邮件
  • r : 回复邮件
  • a : 回复全部
  • f : 转发邮件
  • k/j : 邮件列表总共,光标移动上、下一封邮件
  • / : 搜索邮件

掌握了上述快捷键,基本上可以在Gmail里脱离鼠标操作,处理起邮件来效率高的不得了。

上面只是个人使用Gmail的一些小技巧,不敢独享,总结出来与诸君共享。

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